规章制度

第一章 总则

第一条　根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况制定本办法。

第二条　本办法适用于我院党政及所属党组织和各处室系的公文处理工作。

第三条　学院的公文，是具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第六条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第七条　各处室系应当高度重视公文处理工作，严格遵守《中国共产党机关处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》以及《河南省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》和本办法，做好公文处理工作。

第八条　办公室是公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作，并指导各部门、单位的公文处理工作。

 

第二章 公文种类

第九条  适用于我院公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大工作做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤消下级部门、单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于批转下级部门、单位的公文；转发需要贯彻执行的上级机关有关公文；传达要求下级部门、单位办理及需要有关部门、单位周知或者执行的事项；任免人员。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（五）请示

适用于向上级机关请求批示、批准事项。

（六）批复

适用于答复下级部门、单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复有关事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第三章 公文格式

第十条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）学院党政联合行文，根据事项只标明党委或行政发文字号。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。学院党政联合行文，应同时加盖学院党、政印章。

（十）成文日期以学院党政负责人签发的日期为准，党政联合行文以最后签发负责人的签发日期为准，学院党委会、院长办公会通过的公文以会议通过时间为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条　公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条　行政公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），党内公文用纸采用16K（184mm×260mm）,均左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十三条　公文文字一律从左至右横排，标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。

第十四条　公文的起草、审核、签发，用笔用墨必须符合存档要求（蓝黑色钢笔或签字笔），字迹要清楚，工整。

第十五条　起草公文必须用学院统一稿纸封面，按规定填写齐全、准确，不符合要求的文稿退回承办单位重新处理。

 

第四章 行文规则

第十六条　公文处理应贯彻党政分开的原则，行政公文不能对党的组织作指示、交任务。

第十七条　请示和报告一般不得越级。因特事类紧急情况需要越级时，应当同时抄报被超越的上级机关。

第十八条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不抄送下级部门单位。“报告”不得夹带请示事项。

第十九条　党委、行政部门必须根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，未经学院领导同意，不得擅自行文。

第二十条　公文凡涉及两个或多个部门职权问题的事宜，必须经过会签，协商不一致时不得擅自行文。

第二十一条　凡涉及法律事务的公文，签发前必须经过法律事务部门审核。

第二十二条　除上级机关领导直接交办的事项外，“请示”、“报告”不要直接送领导本人。

第二十三条　对上级党组织、行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印下发，不再重复行文转发，受文单位应按照执行。

 

第五章 发文办理

第二十四条　发文办理指以学院党政名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十五条　草拟公文做到：

（一）符合国家的法律、法规和上级有关政策。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条　综合性的党政公文，由办公室负责组织起草、核稿，学院党政主要领导签发；业务性的公文，按照职责，由有关业务部门负责起草，办公室核稿，学院党政主要领导签发或委托主管领导签发。重要公文在学院党政主要领导签发前，应由学院党政主管领导会签。

第二十七条　公文送学院领导会签、签发前，应当由办公室进行审核。对符合规定的文稿，及时按程序送院领导审签。

第二十八条　以我院党政名义制发的上行文，由党政主要领导签发。

第二十九条　各类经验材料、合同、协议、法律文书、统计报表等非规范性公文，根据内容要求，由有关部门负责起草、填写，学院主要领导或委托主管领导签批。

第三十条　发放公文需登记清楚发放单位、份数、时间，并由领取人签收。

第三十一条　公文的校对由起草部门、单位负责。

第三十二条　公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是还完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

 

第六章 收文办理

第三十三条　收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十四条　收到下级部门（单位）上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核，并及时提出拟办意见送学院领导批示或者交有关部门办理。

第三十五条　承办部门、单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

第三十六条　收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送学院领导批示后办理。

第三十七条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅表示已阅知。

第三十八条　送学院领导批示或者交有关部门、单位办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

 

第七章 公文管理

第三十九条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十条　归档管理内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十一条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十二条　公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十三条　上级机关的公文除绝密和注明不准复印的以外，经学院领导或者办公室主任批准，可以复印。

第四十四条　不具备归档价值的公文，经过鉴别并经学院领导批准，可以销毁。

第四十五条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十六条　工作人员调离工作岗位的，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。